Artikelkatalog NetRef

Artiklar och surftips

Fakturering ska gå enkelt och snabbt

fakturaTyvärr finns det alltför många företagare som slösar mycket tid på sin fakturering, en process som inte bör ta mycket tid alls. Visst är det oerhört viktigt att man har bra ordning och reda på sin fakturering, för det är ju trots allt genom utställda fakturor som företaget får in sin inkomst, men detta betyder självklart inte att du ska sitta och harva i timtal bara för att administrera fakturor.

Svara på en enda fråga – vad är det som ökar din omsättning och inkomst? Förmodligen svarade du något i stil med marknadsföring, nätverkande, utveckling av nya produkter, arbete med företagshemsidan, sökordsoptimering eller något i den stilen. Förmodligen svarade du inte fakturering (om du nu inte jobbar inom bokföringsbranschen). Alltså bör du som företagare inte behöva lägga ner mycket tid alls på fakturering – det är något som bör gå enkelt och snabbt.

Fakturering – de vanligaste misstagen

Det finns ett par vanliga misstag som många företagare brukar begå när de väl börjar med fakturering. Ett av de vanligaste är att inte göra det ordentligt redan från första början. Självklart kan det verka att man gott klarar sig med hemmagjorda fakturamallar eller väldigt simpla faktureringsprogram när man bara behöver skriva ut ett par fakturor i månaden, men så fort ditt företag växer kommer ju också antalet fakturor växa, och detta innebär i sin tur att du kommer få spendera mer och mer tid på administration och fakturakontroll – och som vi tog reda på i början av artikeln är detta inga saker som gör att du tjänar mer pengar och ökar din omsättning.

Ett annat vanligt misstag är att inte kolla upp gällande regler innan man börjar fakturera. Det finns en rad saker som en faktura måste innehålla för att motsvara alla Skatteverkets krav. Till en början kanske detta inte skapar några problem, men vid en eventuell revision får du förmodligen en bakläxa. Och i värsta fall, om kunden vägrar betala, kan du få svårt att driva in pengarna (eftersom fakturan kan anses som ogiltig).

Vad ska man då göra för att undvika dessa vanliga misstag?

Skaffa ett faktureringsprogram

Lösningen heter faktureringsprogram. Med ett faktureringsprogram automatiseras de flesta tidskrävande funktioner. Programmet skapar automatiskt en databas av registrerade kunder, alla dina fakturor lagras i datorsystemet (du kan när som helst kolla på dina gamla fakturor, skriva ut dem eller göra ändringar), alla artiklar lägger du också till i en databas, och allt detta gör att det går att skapa nya fakturor på blott ett par sekunder.

Du får full koll och översikt på din fakturering utan att lägga ner mycket tid alls. De bästa faktureringsprogrammen har även en rad andra användbara funktioner, som betalningsstöd för Payson och PayPal, återkommande fakturor (bra om du t.ex. hyr ut saker eller säljer någon form av abonnemang) och möjligheten att automatiskt skicka betalningspåminnelser. Vidare brukar programmens fakturamallar vara skapade så att de ser professionella och snygga ut, vilket gör att ditt företag direkt ökar i anseende hos kunden – trots allt kan man ju säga att en faktura faktiskt är en form av visitkort.

Det bästa faktureringsprogrammet som jag själv har testat är Svea Faktura faktueringsprogram, som innehåller alla ovan nämnda funktioner plus några till. Det finns dock även andra program, och om du känner dig osäker kan du ju pröva dig fram tills du hittar rätt – nästan alla program har någon typ av demoversion som du kan testa gratis.

Vidare borde du också skaffa ett faktureringsprogram online, alltså ett sådant som ligger på nätet. Om programmet ligger på din dator är det ju väldigt surt om den blir stulen (ifall du använder laptop), eller om hårddisken kraschar, men om programmet ligger på nätet görs backups och uppdateringar automatiskt – du riskerar alltså inte att bli av med din värdefulla faktureringsinformation.

Jag hoppas att denna artikel är av hjälp för dig som är företagare och som undrar över fakturering och faktureringsprogram – om du har något att tillägga, skriv gärna någon kommentar i kommentarsfältet!

15 nov 2011